Como automatizar o onboarding de novos clientes no escritório

Atualizado em 2026-10-28.

Onboarding de cliente novo é a entrada depois do sim: ficha com o mínimo, contrato com objeto e valor, e um próximo passo com nome. Não é refazer a conversa de captação. Não é uma sequência de mensagens sem documento.

O que este guia resolve

O cliente disse sim na terça. Na segunda seguinte a ficha está vazia, o contrato não saiu, e alguém pede de novo a matéria e o documento. A passagem já deveria ter trazido o contexto. O onboarding usa esse contexto. Não entrevista do zero.

O minuto do sim está em lead convertido. A ficha está em ficha de atendimento. A minuta está em modelo de contrato de honorários. O envio para assinar está em contrato pelo celular. Aqui é a ordem da entrada.

Base legal

As citações foram lidas no Código de Ética (Resolução CFOAB nº 02/2015) e na Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, em 2026-10-28.

O serviço se contrata de preferência por escrito. O contrato não exige forma especial, mas precisa de objeto, honorários, pagamento, extensão do patrocínio e o que ocorre se houver acordo (art. 48 e § 1º). Onboarding sem essas frases não fechou a entrada.

A informação ao cliente sobre riscos é clara (art. 9º). Mensagem de boas-vindas não é essa informação. É vedado divulgar lista de clientes e de demandas (art. 42, IV). A ficha é interna.

A necessidade limita o dado ao mínimo (art. 6º, III). Entrada pede nome, documento, matéria, o combinado e o próximo passo. Não pede a vida inteira do cliente "para o cadastro ficar completo". Segurança contra acesso indevido está no art. 6º, VII. Planilha solta no grupo não é o lugar.

A ordem

Primeiro a ficha, com o que já veio no handoff. Se o handoff não trouxe matéria e combinado, volta-se uma vez a essa linha. Não se abre uma entrevista nova.

Segundo o contrato, com as frases do § 1º, enviado para assinar. Enquanto não houver assinatura de quem precisa assinar, a cobrança não começa. O guia do celular marca o arquivo na ficha.

Terceiro um próximo passo só: documento que falta, ou número do processo se já existe, ou a primeira leitura. Um nome. "A equipe vê" não é passo.

O que não entra nesta ordem: peça pronta, estratégia longa, cobrança do mês inteiro, mensagem que orienta o mérito. Isso vem depois, com quem advoga.

O que a pessoa do escritório faz agora

No dia do sim, ou no dia seguinte se o handoff foi à noite, abra a ficha e confira quatro campos: nome, documento, matéria, combinado. O que faltar se pede uma vez, por escrito, não em áudio solto.

Envie o contrato nesse mesmo dia, se o combinado já cabe nas cláusulas. Se o valor ainda é "a ver", não envie minuta oca. Feche o número antes. O art. 48, § 1º, não aceita buraco no honorário.

Nomeie quem acompanha a assinatura e quem abre o caso se forem pessoas diferentes. Os dois leem a mesma ficha.

Quando o contrato voltar, o próximo passo operacional começa. Se não voltar, o dono da entrada cobra o link, não a peça. Caso sem contrato assinado não vira carteira ativa por hábito.

Uma entrada na quinta

Na quinta o cliente aceita três parcelas e patrocínio em primeiro grau. O handoff já tem matéria e valor. A ficha nasce com isso. O contrato sai no mesmo dia, com objeto, honorários e pagamento. Na sexta falta a assinatura de quem representa a empresa. A ficha mostra "falta essa assinatura", com nome de quem acompanha. Não mostra "cliente ativo" ainda.

Na segunda o PDF assinado está na ficha. Aí sim o próximo passo é pedir o documento que faltou, uma lista curta, não um questionário de vinte itens. O que não serve para o primeiro ato não se pede agora. O art. 6º, III, é esse freio.

Ninguém manda ao grupo externo "mais um cliente de tal causa". A lista fica dentro.

O que a segunda precisa achar

Na segunda de manhã a pessoa que abre o caso não estava na conversa da quinta. Ela não relê o chat. Ela abre a ficha e precisa achar quatro coisas no mesmo lugar: quem é o cliente, o que foi contratado, se o contrato já voltou assinado e qual é o próximo passo com nome.

Se o PDF está no e-mail de quem enviou o link, a segunda começa com busca. A busca não é o onboarding. O arquivo volta para a ficha antes de qualquer peça. Quem acompanhou a assinatura na sexta deixa o status escrito: assinado, falta uma assinatura, ou o link nem foi aberto. Sem essa linha, "a gente acha que mandou" vira o estado do caso.

O próximo passo da segunda é curto de propósito. Um documento, ou o número do processo, ou a primeira leitura do que já está no processo. Não os três ao mesmo tempo. Se faltam dois documentos e o número, a ficha lista os dois documentos e para. O número espera a leitura de quem vai protocolar. Empilhar tarefa na entrada é o jeito de a ficha parecer cheia e o primeiro ato continuar sem dono.

A mensagem ao cliente, nesse dia, confirma o que a ficha já diz. Não pede de novo o que o handoff já trouxe. Não explica o risco da causa. Não manda áudio longo. Uma frase: o contrato está na ficha, e o próximo pedido é este documento. Se o cliente responde com fato novo, o fato entra na ficha, não fica só na conversa. A pessoa que abre o caso na terça precisa achar esse fato sem perguntar quem atendeu.

Quando o cliente é empresa, a segunda também confere o nome de quem assinou contra o que a ficha diz que pode assinar. Se os nomes não batem, o caso não vira ativo. Volta o status "falta a assinatura de quem representa". Não se ajeita depois com papel genérico. O contrato e a representação são o mesmo problema de entrada.

O que a semana seguinte não deve repetir: reabrir entrevista, pedir cadastro completo, marcar ativo por educação e espalhar o nome da causa num grupo de fora. A ficha já tem o mínimo. O resto do trabalho jurídico começa em cima desse mínimo, com quem advoga, no horário em que a leitura cabe.

Quem abre o caso na segunda anota, numa linha, o que achou e o que ainda falta. Sem essa linha, a terça repete a busca da manhã.

Erros comuns

Reentrevistar o cliente porque o sim ficou só no chat.

Enviar contrato sem valor ou sem objeto.

Marcar cliente ativo antes da assinatura de quem de fato contrata.

Pedir dado a mais para "completar cadastro".

Orientar o mérito na mensagem de boas-vindas. O art. 9º é outra conversa, com quem advoga, não um texto automático.

Deixar a ficha numa planilha que o grupo inteiro encaminha. Isso esbarra no art. 42, IV, se vira lista para fora, e no art. 6º, VII, se o acesso não tem nome.

Perguntas frequentes

Onboarding é o funil?

Não. O funil vai até o sim. O handoff fecha o card. O onboarding abre ficha e contrato. São três tempos.

Posso cobrar antes da assinatura?

Não neste desenho. O valor está no contrato. Sem as assinaturas que o caso pede, a cobrança discute um papel que a ficha ainda não tem.

Quantos documentos peço no primeiro dia?

Os que o primeiro ato precisa. O resto espera. Pedir tudo "por precaução" foge do art. 6º, III.

A mensagem de boas-vindas explica o risco da causa?

Não. Ela confirma o próximo passo interno. Risco e consequência, quando couberem, saem de quem advoga, com clareza, no art. 9º.

Solo também faz isso?

Faz. A diferença é que a mesma pessoa muda de etapa e escreve a linha, para não depender da memória na segunda.

E se o cliente for pessoa jurídica?

Confere quem assina. Uma assinatura de quem não tem poderes não fecha. O guia do contrato pelo celular trata o status. Aqui a ficha não vira ativa antes disso.

Onde fica o arquivo?

Na ficha, não no histórico do chat. Semana seguinte, quem abre o caso acha contrato e combinado no mesmo lugar.

No fim

Onboarding é ficha com o mínimo, contrato com as frases do art. 48, § 1º, e um próximo passo com nome. Sem entrevista repetida. Sem lista para fora. Sem dado a mais.

Quando a entrada está no mesmo lugar do caso, a segunda não recomeça do chat. O PrazorJus faz o escritório por inteiro, no mesmo lugar do caso. Monitora prazos e intimações. Atende no WhatsApp 24 horas, agenda a reunião e faz o pós-venda de quem já é cliente, também fora do horário em que o escritório está aberto. A IA responde "como está meu processo?" com o que está na ficha e envia a atualização a cada 15 dias. Quem confere o contrato e quem abre o caso continua sendo o escritório.