Ficha de atendimento escritório de advocacia

Atualizado em 2026-10-27.

Ficha de atendimento do escritório de advocacia é o registro da primeira conversa. Diz quem é a pessoa, o que ela trouxe, se o escritório pode ouvir o caso e qual é o próximo passo. O que muda de uma consulta para outra fica entre colchetes.

Antes da ficha

A pessoa chegou na consulta ou mandou mensagem. O nome está no chat. O pedido está num papel ou numa frase. O próximo passo está na cabeça de quem atendeu. Sem a ficha, cada um do time reconta o caso de um jeito.

A conversa que vem antes, no WhatsApp, está em como qualificar clientes no WhatsApp. A ficha é o que se grava quando essa conversa vira atendimento do escritório.

Dois papéis vizinhos não cabem nesta folha. O contrato de honorários combina serviço e preço. A procuração dá poder para postular. A ficha não faz nem uma coisa nem outra. Se a pessoa seguir, o contrato está no modelo de contrato de honorários e o mandato está em procuração com poderes específicos.

Base legal

As fontes são o Código de Ética e Disciplina da OAB, arts. 9º, 14, 19, 20, 35 e 36, da Resolução nº 02/2015 do Conselho Federal, a Lei nº 8.906, de 4 de julho de 1994, arts. 5º, 7º, II, e 34, VII, a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, arts. 5º, I, II e X, 6º, I a III, 7º, II, V e VI e § 6º, 11, II, d, e 46, e o Código de Processo Civil compilado, arts. 103 e 104.

O advogado informa o cliente, de modo claro e inequívoco, dos riscos da pretensão e das consequências que podem vir da demanda. Desde logo, denuncia qualquer circunstância que possa influir na decisão de submeter a consulta ou de confiar a causa (Código de Ética, art. 9º). A ficha guarda o que foi dito nesse aviso. Não é o parecer.

Não se aceita procuração de quem já tem patrono constituído sem o conhecimento prévio desse patrono, salvo motivo justificável ou medida urgente e inadiável (art. 14). A ficha pergunta se já há advogado. A ligação para esse colega, quando for o caso, fica registrada à parte. O silêncio da ficha não substitui o aviso.

Advogados da mesma sociedade, ou reunidos de forma permanente, não podem representar clientes com interesses opostos, em juízo ou fora dele (art. 19). Se o conflito surgir entre constituintes e não houver acordo, o advogado opta por um dos mandatos e renuncia aos demais, com o sigilo preservado (art. 20). A ficha serve para ver isso antes de aceitar, não depois de protocolar.

O advogado guarda sigilo dos fatos de que toma conhecimento no exercício da profissão (art. 35). O sigilo é de ordem pública e não depende de o cliente pedir reserva. As comunicações de qualquer natureza entre advogado e cliente presumem-se confidenciais (art. 36 e § 1º). Violar sigilo profissional sem justa causa é infração disciplinar (Lei nº 8.906/1994, art. 34, VII). A ficha não vai para grupo, lista de clientes ou conversa de corredor. O Estatuto protege a inviolabilidade do escritório, dos arquivos e dos dados ligados ao exercício da advocacia (art. 7º, II).

Dado pessoal é informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável. Dado sensível inclui, entre outros, origem racial, convicção religiosa, opinião política, filiação sindical e dado de saúde ou de vida sexual, quando ligado a uma pessoa. Tratamento inclui coletar, classificar, usar e armazenar (Lei nº 13.709/2018, art. 5º, I, II e X).

O tratamento observa finalidade, adequação e necessidade: propósito legítimo, específico e informado, compatível com esse propósito, limitado ao mínimo (art. 6º, I, II e III). Para a primeira conversa, a base que cabe é o procedimento preliminar de um contrato pedido pelo titular, ou o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral (art. 7º, V e VI). Obrigação legal ou regulatória também é hipótese (inciso II). Dispensar o consentimento não dispensa o resto da lei, nem os direitos do titular (art. 7º, § 6º).

Dado sensível só entra sem consentimento específico quando for indispensável, entre outras hipóteses, ao exercício regular de direitos, inclusive em contrato e em processo (art. 11, II, d). Saúde, religião ou vida sexual não são campo padrão da ficha. Ficam em branco se o caso não depender disso. O escritório adota medida de segurança técnica e administrativa contra acesso indevido, perda e tratamento ilícito (art. 46).

Postular em juízo exige prova do mandato (Lei nº 8.906/1994, art. 5º). Sem procuração, o advogado não é admitido, salvo para evitar preclusão, decadência ou prescrição, ou para ato urgente (CPC, art. 104). A ficha preenchida não é essa prova. A parte é representada por advogado inscrito na OAB (art. 103). Consultoria e assessoria podem ser verbais e independem de mandato (Lei nº 8.906/1994, art. 5º, § 4º, incluído pela Lei nº 14.365, de 2022). Mesmo assim, o que foi tratado se anota. A memória do chat não é o registro.

O que fazer agora

Preencha na hora, com quem atendeu e a data. Nome, contato e documento. O pedido, em uma frase do fato, não em tese. Os papéis que a pessoa entregou, com a lista. O que ela não trouxe e ficou de trazer.

Pergunte se já tem advogado e se o outro lado do caso já é cliente do escritório ou da sociedade. Se a resposta travar o art. 14 ou o art. 19, pare. Não marque "aceito" para resolver depois.

Diga o risco em linguagem direta e anote a frase que foi dita. Se o dado for de saúde ou outro dado sensível, escreva por que ele é indispensável para o direito que se quer exercer. Se não for, deixe fora.

Feche com um próximo passo e um dono: devolver consulta, pedir documento, marcar contrato, ou encerrar. A ficha cadastral diz quem é a pessoa. A de atendimento diz o que foi tratado naquela conversa. As duas podem estar na mesma folha, em blocos separados, como no modelo.

Quando a pessoa fecha, a passagem para o cadastro de cliente está em lead convertido e handoff. Até lá, a ficha é consulta, não causa.

Erros comuns

Tratar a ficha como contrato ou como procuração. Ela não estipula honorários nem dá poder de postular.

Aceitar o caso de quem já tem advogado sem registrar o conhecimento desse colega, fora da urgência e do motivo justificável (Código de Ética, art. 14).

Abrir ficha dos dois lados do mesmo conflito na mesma sociedade (art. 19).

Pedir dado de saúde, religião ou vida sexual em todo atendimento. Sem ser indispensável ao exercício do direito, esse campo fica vazio (Lei nº 13.709/2018, art. 11, II, d).

Mandar a ficha no grupo da equipe larga, ou citar o caso fora de quem atua nele. O sigilo não depende de o cliente pedir segredo (Código de Ética, art. 36).

Deixar o próximo passo em branco. A conversa acaba e ninguém sabe quem retorna.

Escrever na ficha um parecer longo. O art. 9º pede informação clara do risco, não um memorial.

Modelo para copiar

Copie o bloco. Preencha os colchetes. Apague a linha de dado sensível se o caso não depender dele. Não use esta folha como contrato nem como procuração.

FICHA DE ATENDIMENTO

Escritório: [nome]. Atendido por: [nome], OAB/[UF] nº [número], em [data e hora].
Como chegou: [consulta, mensagem, indicação ou outro].

1. Quem é

Nome: [nome completo]. CPF: [CPF]. Contato: [telefone e e-mail].
Endereço: [endereço, se foi passado].
Pessoa jurídica, se for o caso: [razão social], CNPJ [CNPJ], por [nome de quem fala].

2. O que trouxe

Fato, na frase da pessoa: [resumo curto].
Pedido: [o que ela quer que o escritório faça].
Documentos recebidos: [lista, ou "nenhum"].
Documento que ficou de vir: [lista e data].

3. Antes de aceitar

Já tem advogado constituído? [sim ou não]. Se sim, nome e OAB: [nome]. Conhecimento prévio desse patrono: [data e meio, ou "não se aplica"].
O outro lado, ou interesse oposto, já é cliente deste escritório ou desta sociedade? [sim ou não]. Se sim, pare.
Conflito entre clientes atuais? [sim ou não].

4. O que foi dito

Risco informado, em uma frase: [o que se disse, no teor do art. 9º do Código de Ética].
Dado sensível indispensável ao exercício do direito: [qual, e por que, ou "não há"].

5. Próximo passo

[devolver a consulta / pedir documento / preparar contrato / encerrar].
Dono deste passo: [nome]. Até: [data].

Esta ficha não é contrato de honorários nem procuração. Não autoriza postular.

[nome de quem atendeu]

Perguntas frequentes

A ficha de atendimento substitui o contrato?

Não. A ficha guarda a conversa e os dados mínimos. O contrato escrito declara objeto, honorários, pagamento e extensão do patrocínio. Ele vem depois, se os dois seguirem, no modelo de contrato de honorários.

A ficha autoriza entrar com a ação?

Não. Postular exige prova do mandato (Lei nº 8.906/1994, art. 5º). Sem procuração, a atuação fica nas hipóteses urgentes do art. 104 do CPC, com a procuração exibida no prazo. A ficha não é essa prova.

Preciso da assinatura do cliente na ficha?

Nas normas lidas para este texto, não há forma especial para este registro interno. O que precisa ficar claro é quem atendeu, o que foi informado e o próximo passo. Se o escritório pede assinatura ou confirmação por mensagem, isso é controle da própria ficha, não um contrato.

Posso anotar doença, religião ou filiação sindical?

Só se esse dado for indispensável ao exercício regular do direito, inclusive em contrato ou em processo (Lei nº 13.709/2018, art. 11, II, d). Fora isso, o campo não se preenche. Dado sensível não é pergunta de cadastro.

A pessoa já tem advogado. Posso abrir a ficha mesmo assim?

Pode registrar o contato. Não aceita procuração sem conhecimento prévio de quem já patrocina, salvo motivo justificável ou medida urgente e inadiável (Código de Ética, art. 14). Anote o que foi feito com esse colega.

O sigilo depende de o cliente pedir segredo?

Não. O sigilo profissional é de ordem pública. As comunicações entre advogado e cliente presumem-se confidenciais (Código de Ética, art. 36 e § 1º). Violar esse sigilo sem justa causa é infração (Lei nº 8.906/1994, art. 34, VII).

Ficha cadastral e ficha de atendimento são a mesma coisa?

A cadastral diz quem é a pessoa e como falar com ela. A de atendimento diz o que foi tratado naquela conversa. O modelo junta as duas em blocos, para o próximo passo não ficar só no chat.

No fim

Com a ficha fechada, o escritório sabe quem veio, o que foi dito e quem faz o próximo passo. O caso ainda não é contrato nem procuração.

Quando a consulta vira cliente, o prazo e a pergunta dele continuam no mesmo lugar. O PrazorJus faz o escritório por inteiro, no mesmo lugar do caso. Monitora prazos e intimações. Atende no WhatsApp 24 horas, agenda a reunião e faz o pós-venda de quem já é cliente, também fora do horário em que o escritório está aberto. A IA responde "como está meu processo?" com o que está na ficha e envia a atualização a cada 15 dias. Quem decide se aceita o caso, o que anota e o que fica em sigilo continua sendo o advogado.